Privacy Policy

Algemeen

Dit privacybeleid gaat uit van Hook'D, een besloten vennootschap ('BV') naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde en ingeschreven in het KBO onder nummer 0781481983 en is van toepassing op de persoonsgegevens die Hook'D BV verzamelt en verwerkt met als doel u onze diensten aan te bieden. Hook'D BV stelt alles in het werk om uw privacy te beschermen.

Hook'D BV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt (o.a. door gebruik van de website) voor het gebruik van onze diensten.

Door gebruik te maken van de website of door ons uw persoonsgegevens mee te delen bij onze diensten, aanvaardt u dit privacybeleid.

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met ons:

• Via post: te verzenden naar Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde met als vermelding 'Privacy';
• Via e-mail: info@pensaert-partners.com met vermelding 'Privacy'.

Dit privacybeleid is bedoeld om u te informeren inzake de verwerking van persoonsgegevens door Hook'D BV en in het algemeen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). Dit privacybeleid dient te worden gelezen samen met ons beleid omtrent het gebruik van cookies, dat u kan terugvinden op https://www.hookd-recruitment.com/cookie-policy.

De verwerking van persoonsgegevens

Hook'D BV verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens van klanten, kandidaten en gebruikers van onze diensten.

Welke gegevens worden er verwerkt

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (art. 4.1 AVG).

Welke persoonsgegevens?

Hook'D BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Verder in dit privacybeleid wordt opgelijst welke persoonsgegevens er worden verzameld en voor welke doeleinden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken?

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er persoonsgegevens over deze personen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonsgegevens hebben verzameld over websitebezoekers jonger dan 16 jaar, neem dan contact met ons op via info@pensaert-partners.com en dan verwijderen wij onmiddellijk deze persoonsgegevens.

Waarom worden uw gegevens verwerkt?

Hook'D BV verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens voor verschillende doelen.

Hook'D BV verzamelt ook persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze door 'cookies' en andere systemen die informatie verzamelen. Meer informatie hierover kan u terugvinden in ons cookiebeleid via de volgende link: https://www.hookd-recruitment.com/cookie-policy.

Iedereen die persoonsgegevens meedeelt aan Hook'D BV garandeert dat deze persoonsgegevens correct, volledig en up-to-date zijn. Het meedelen van onjuiste persoonsgegevens heeft tot gevolg dat Hook'D BV de diensten niet naar behoren kan uitoefenen en kan leiden tot een beëindiging van de samenwerking.

Hook'D BV verwerkt de hieronder opgesomde persoonsgegevens voor de vermelde doelen:

Klantenbeheer en dienstverlening

Met het oog op het verlenen van onze diensten, verwerken wij mogelijks uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, ondernemingsnummer, BTW nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die U met ons deelt. Wij verwerken in dat kader geen gevoelige persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid). Wij verwerken in dat kader geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid). Deze persoonsgegevens laten ons toe om onze diensten op een adequate manier uit te oefenen en de geschikte kandidaat aan een of meerdere vacatures te koppelen.

Meer bepaald, verwerken wij uw persoonsgegevens voor dit doel met het oog op:

• Rekrutering van nieuwe medewerkers;
• Verzenden van openstaande vacatures;
• U te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Voor het afsluiten en de verdere uitvoering van overeenkomsten;
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten die het voorwerp uitmaken van de overeenkomst die wij met u sloten;
• Om u onze dienst te kunnen aanbieden;
• Het afhandelen van uw betaling;
• Het beantwoorden en beheren van contactverzoeken via de website ter voorbereiding van een mogelijke overeenkomst.

De rechtsgrond voor deze verwerkingsdoeleinden wordt opgesplitst als volgt:

Voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, is de rechtsgrond voor de verwerking het uitvoeren van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).

Voor zover de verwerking plaatsvindt voor het behandelen van algemene communicatie met klanten, contactverzoeken die niet tot een overeenkomst leiden, of vragen gesteld door potentiële klanten niet in het kader van het sluiten van een overeenkomst, is de rechtsgrond voor de verwerking ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Voor het opnemen van audio en het transcriberen van gesprekken in het kader van de dienstverlening is de rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).

Soms zijn we wettelijk verplicht bepaalde documentatie bijhouden of aangiftes verrichten, bijvoorbeeld het verwerken van gegevens in het kader van beroepskwalificaties of tewerkstellingsvoorwaarden, het verwerken van informatie in het kader van welzijn op het werk, of aangiftes bij sociale zekerheidsdiensten in het kader van uitzendarbeid. In dat geval, verwerken wij deze persoonsgegevens voor het naleven van onze wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c AVG).

Wij bewaren de persoonsgegevens van (potentiële) kandidaten, klanten en contactpersonen voor 2 jaar na het laatste contact of na het einde van de contractuele relatie. Deze persoonsgegevens worden na deze bewaartermijn gearchiveerd, om geraadpleegd te kunnen worden indien nodig om onze wettelijke verplichtingen na te leven of om onze rechten te vrijwaren. Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met de geschikte kandidaten voor de door u uitgeschreven vacature, dan wel met de partij die de vacature uitschreef waarvoor u de geschikte kandidaat vormt.

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers) en kunnen wij uw persoonsgegevens ook doorgeven aan overheidsdiensten, boekhouders en juridische adviseurs. Een lijst van de derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer, KBO-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/diensten.

Deze persoonsgegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige of andere fiscale verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6.1.c AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor deze doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tijdens de respectievelijke wettelijk verplichte bewaartermijn. Boekhoudkundige documenten en fiscale documenten relevant voor btw- of belastingsdoeleinden worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn van 7 jaar, met beperkte gevallen waar een langere bewaartermijn kan gelden (bv. voor bepaalde BTW-relevante bedrijfsmiddelen, zoals onroerende goederen).

Wij kunnen deze persoonsgegevens delen met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties, banken- en verzekeringsmaatschappijen en (juridische) adviseurs. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van de derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Directe marketingcommunicatie en websitebeheer

In het kader van het beheer van onze website verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres) en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).

Deze persoonsgegevens laten ons toe om onze website te beheren, online advertenties te tonen, of u direct marketingcommunicatie te sturen.

Algemeen verzenden we geen direct marketingcommunicatie zonder voorafgaande toestemming van u te hebben verkregen. Indien we uw elektronische contactgegevens hebben verkregen in het kader van onze dienstverlening, kunnen we in bepaalde gevallen deze persoonsgegevens gebruiken om u op elektronische wijze direct marketingcommunicatie te sturen over soortgelijke diensten die we mogelijk aanbieden, op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kunt op elk moment, gratis en zonder motivatie bezwaar uiten tegen het ontvangen van dergelijke e-mails en tegen onze profilering voor deze direct marketing doeleinden, door te klikken op de opzegknop. De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is in deze gevallen gebaseerd op het gerechtvaardigd belang dat wij hebben om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze diensten te promoten (artikel 6.1.f AVG). Hieronder vallen het sturen van direct marketingcommunicatie naar bestaande klanten zoals hierboven beschreven, of het optimaliseren van onze website. De bewaartermijn voor deze persoonsgegevens is tot 1 jaar na het verzamelen van de gegevens of na het einde van de overeenkomst die u met ons sloot. Voor het optimaliseren van de website bewaren wij de persoonsgegevens maximaal één maand na het verzamelen ervan.

In andere gevallen is de rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens gebaseerd op uw toestemming (artikel 6.1.a) AVG). Dit betreft het versturen van direct marketingcommunicatie naar potentiële klanten, of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies (zoals analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies). Voor meer informatie, zie ons cookiebeleid via de volgende link: https://www.hookd-recruitment.com/cookie-policy. Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang uw toestemming geldig blijft. Wij kunnen u verzoeken om uw toestemming periodiek te herbevestigen bij inactiviteit, uiterlijk na 3 jaar. Voor cookies is de bewaartermijn de duur van de desbetreffende cookie (voor meer informatie, zie cookiebeleid via de volgende link: https://www.hookd-recruitment.com/cookie-policy). U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen.

Wanneer u toestemming gaf voor direct marketingcommunicatie, kan u deze toestemming altijd intrekken.

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website en direct marketingcommunicaties (zoals IT en softwareproviders en direct marketingpartners) (voor meer informatie over cookies, zie ons cookiebeleid via de volgende link: https://www.hookd-recruitment.com/cookie-policy). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Hook'D BV maakt gebruik van derde partijen voor bepaalde processen en kan ook persoonsgegevens ontvangen of doorgeven aan derde partijen. Voorbeelden van categorieën van deze partijen zijn:

• Onze IT-dienstverleners, waaronder entiteiten die ons bijstaan bij het beheer van de website, softwareproviders, Cloud- en opslagproviders...;
• Werkzoekenden en opdrachtgevers betrokken in ons dienstverleningsproces;
• Banken en verzekeringsmaatschappijen;
• Professionele (juridische, fiscale en boekhoudkundige) adviseurs;
• Onze commerciële partners;
• Instanties van gerechtelijke, fiscale of administratieve overheden en autoriteiten.

Wanneer wij gebruik maken van verwerkers zullen wij een verwerkersovereenkomst sluiten met deze partijen conform de AVG.

We stellen geen persoonsgegevens beschikbaar / maken geen persoonsgegevens over aan andere partijen.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Hook'D BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw persoonsgegevens worden verzameld. De verschillende bewaartermijnen kan u hierboven raadplegen per doeleinde.

Persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op die grond te allen tijde in te trekken voor de toekomst
• een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
• een verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
• een bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• een verzoek om overdracht van uw persoonsgegevens
• het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

• Via post: te verzenden naar Rijvisschepark 74, 9052 Zwijnaarde met als vermelding 'Privacy';
• Via e-mail: info@pensaert-partners.com met vermelding 'Privacy'.

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, en volgens de vigerende termijnen, op uw verzoek. Hook'D BV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder (artikel 77 AVG), de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, met adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoonnummer +32 (0)2 274 48 00 en e-mailadres: contact@apd-gba.be.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Hook'D BV neemt de bescherming van uw persoonsgegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Hook'D BV heeft meer bepaald veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze persoonsgegevens.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken. In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten, bijvoorbeeld via standaardbepalingen inzake gegevensbescherming of via een adequaatheidsbesluit.

Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons.

Wijzigingen?

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Op eerste verzoek of via de website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

Laatst bijgewerkte versie: 19/08/2026

Disclaimer Website

Informatie op de website

Deze website bevat gegevens en informatie die beschermd zijn door het merkenrecht en het auteursrecht. Het is verboden om informatie van deze site geheel of gedeeltelijk door te geven aan derden zonder de voorafgaande toestemming van Hook'D BV. U mag wel kopieën maken voor uw eigen persoonlijk gebruik, om de informatie te lezen of te doorbladeren. Hook'D kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor de volledigheid, juistheid of geldigheid van de gepubliceerde informatie.